Perpustakaan kampus merupakan pusat informasi akademis yang menjadi jantungnya kampus. Sayangnya, jantung itu kini belum kuat untuk berdenyut dan belum disayangi pemiliknya. Adakah kalangan sivitas akademika yang masih peduli? Saat ini Perpustakaan Pusat (PP) ITB dikepalai oleh seorang dosen Prodi Desain Produk. Kepala Perpustakaan membawahi Kepala Sekretariat dan Informasi, Kepala Seksi Layanan dan Kepala Seksi Fasilitas. Struktur organisasi ini dikeluarkan oleh rektorat dengan Surat Keputusan. Kepala-kepala bidang ini membawahi struktur organisasi yang dibuat internal, dimana struktur organisasinya dikeluarkan oleh Kepala Perpustakaan (struktur organisasi internal tidak diangkat oleh rektorat ITB.). Kepala Perpustakaan adalah Bapak Drs. Y. Martinus P., MSn. Kepala Sekretariat dan Informasi dipegang oleh Ibu Ir. Nanan Hasanah, MSc. Bidang-bidang yang dibawahinya antara lain, Tata Usaha dan Processing. Bidang ini mengurusi administrasi umum, sedangkan bidang prosesing kegiatannya memproses buku baru yang diterima, mengkatalog & mengklasifikasi sesuai dengan standar internasional. Setiap buku baru yang masuk, buku akan diproses terlebih dahulu. Prosesnya meliputi pemberian nomor induk, identitas dan cap pemilikan. Selanjutnya, data bibliografi buku diinput ke dalam system otomasi perpustakaan yang berbasiskan web (Otomigen-X). Proses akhir buku di bagian ini, buku diberi label klas sesuai dengan subjeknya, serta diberi barcode, selanjutnya diserahkan ke bagian peminjaman untuk ditempatkan di rak sesuai dengan jenis koleksi dan klas buku tersebut, untuk buku yang bukan merupakan koleksi referensi dapat dipinjamkan kepada pengguna perpustakaan dengan perioda peminjaman yang berbeda tergantung dari jenis koleksi buku tersebut. Buku baru yang merupakan hasil pembelian, biasanya dipajang di rak khusus bagian peminjaman selama waktu tertentu, tetapi sivitas akademika tetap dapat meminjam buku tersebut. Sesudah kurun waktu tertentu, buku lalu disimpan ke rak-rak buku sesuai dengan lokasinya. Kepala Seksi Layanan dipegang oleh Ibu Ulan Kandiwulan., SH, tapi beliau telah pensiun. Belum ada pengganti kepala seksi tersebut karena belum ada penunjukan dari rektorat. Untuk sementara, jabatan ini diambilalih oleh bidang-bidang yang berada di bawahnya, bidang Layanan Peminjaman Koleksi umum, Majalah, dan Layanan Digital Content. Bidang Digital Content mengkoordinir kegiatan digitalisasi, dan hal-hal yang berhubungan dengan digital library, Bidang layanan digital menangani layanan pengguna yang memerlukan informasi dalam bentuk digital. Bidang layanan menangani koleksi (khusus, umum, mingguan dan cadangan, majalah) dan pemanduan. Menurut Bu Nanan selaku Kepala Sekretariat dan Informasi yang berhasil ditemui, koleksi buku yang ada di PP ITB berasal dari hadiah dan pertukaran juga pembelian. Proses pengadaan buku dan jurnal yang berasal dari sumber pembelian, dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang berlaku di suatu lembaga pemerintah, yaitu melalui tender. “Sampai saat ini jumlah koleksi buku ialah 227.000 eksemplar dan 790 judul majalah yang berasal dari hadiah & pertukaran, langganan serta pembelian” jelas beliau lagi. Kepala Seksi Fasilitas dipegang oleh Ibu Ir Studiati Suwandi, MSi. Bidang-bidang yang berada di bawahnya antara lain Fasilitas Teknologi Informasi dan Utilitas Gedung. Bidang Fasilitas Teknologi Informasi menangani cyberlibrary dan perangkat TI (teknologi informasi). Bidang Utilitas Gedung menangani penjilidan, fotokopi dan perawatan (teknis dan kebersihan). Perawatan gedung PP termasuk dalam bidang ini. Salah satu bidang yang berhubungan tak langsung dengan struktur organisasi PP ialah Research and Development. Bidang ini bertugas untuk kegiatan pengkajian dan pengembangan PP ITB. Selama ini yang dikerjakan tim di bidang ini adalah memberi masukan atau membantu dalam pengembangan perpustakaan di bidang IT-nya. Tim ini dikenal dengan Tim Knowledge Management Research Group (KMRG). Personilnya adalah staf volunteer yang bukan staf Perpustakaan ITB. Sebagian kecil pegawai PP ITB merupakan fungsional pustakawan yang diangkat berdasarkan inpassing, sebagian dari fungsional tersebut memiliki latar belakang pendidikan tentang perpustakaan dan informasi. Semua pegawai Perpustakaan adalah staf non dosen, hanya Kepala Perpustakaan saja yang berprofesi sebagai dosen. Digital Library Perpustakaan Digital (Digital library), atau biasa disingkat digilib saja, berisi hasil karya civitas akademik ITB, yaitu tugas akhir, tesis, disertasi, laporan penelitian, makalah ilmiah yang disajikan di seminar, grey literature (makalah ilmiah yang tidak dipublikasikan di luar), artikel jurnal Departemen, dan prosidings. Selain itu ada juga e-books, sebagai sarana promosi buku-buku hasil karya staf pengajar ITB. Sampai saat ini digilib ITB telah memuat sekitar 27.000 karya ilmiah sivitas akademika ITB. Hasil karya sivitas akademika ITB ini, yang awalnya dalam format cetak di-scan terlebih dahulu oleh pustakawan PP, baru kemudian metadata dan sebagian fulltext-nya (sesuai dengan kebijakan dari Pimpinan ITB) diupload kedalam digilib. Sayangnya, fasilitas ini belum banyak dikenal dan dimanfaatkan oleh masyarakat kampus terutama mahasiswa. Padahal dari pengisian content digilib ini akan memberikan manfaat yang besar bagi ITB pada umumnya, khususnya bagi sivitas akademika ITB. Hasil karya ilmiah ITB akan dikenal luas di dalam dan luar Indonesia, yang pada akhirnya dapat dimanfaatkan oleh masyarakat luas. Kendala digilib yang dirasakan oleh Perpustakaan ialah para pengunjung situs masih belum tahu etika dalam memperoleh informasi di dalamnya. Digilib menampilkan halaman muka (cover), lembar pengesahan, abstrak, daftar isi, daftar lampiran, kesimpulan dan daftar pustaka dari skripsi (tugas akhir), thesis atau disertasi. Hal ini sesuai dengan kebijakan yang dikeluarkan oleh Pimpinan ITB. Kebanyakan pengunjung virtual ke digilib ingin memperoleh tulisan lengkapnya (fulltext). Permintaan mereka disampaikan melalui email. Contoh dari permintaan pengunjung virtual digilib yang tidak mengindahkan etika permintaan informasi seperti, “Tolong carikan tentang ini dong! “ Laporan penelitian atau thesis termasuk kekayaan intelektual seseorang. Jika ingin mendapatkan salinan tesis, disertasi semacam itu harus ada izin dari penulis atau dosen pembimbingnya (untuk tugas akhir, tesis dan disertasi). Bila sudah diijinkan, ada biaya yang dikenakan sesuai dengan yang diberlakukan juga di Perpustakaan Perguruan Tinggi lain. Menurut Bu Nanan, di luar negeri yaitu di Amerika, University Microfilm International (UMI) satu thesis umumnya dikenai biaya US$ 65.00 (Rp 650.000,00), di Inggris melalui British Theses Service malahan harganya £ 79.00. Apabila sudah diberlakukan kebijakan dari perguruan tinggi mengenai layanan digital salinan tesis, disertasi dll dengan biaya tertentu, biaya itu sebagian untuk penulis, perguruan tingginya dan juga untuk perpustakaan. Hal ini akan memberikan income tambahan baik bagi perpustakaan ataupun perguruan tingginya. Untuk itu perlu ada kesepakatan antar pimpinan di perguruan tinggi. Dengan adanya Perpustakaan Digital, akan memberikan keuntungan untuk staf pengajar yang akan mengajukan kenaikan pangkatnya. PP dapat mengarsipkan dan mendokumentasikan karya-karya staf pengajar di Perpustakaan Digital. Para dosen tidak perlu pusing-pusing menyimpan semua hasil karyanya, soft copynya cukup diserahkan pada PP, yang akan diupload ke Perpustakaan Digitalnya ITB. Keinginan Perpustakaan saat ini, ialah adanya suatu Katalog Induk Buku berbasiskan web untuk semua buku-buku koleksi baik yang ada di Perpustakaan Pusat maupun di Perpustakaan Prodi. Informasi mengenai koleksi buku dan jurnal masih tersebar di masing-masing Perpustakaan Prodi. Buku-buku di perpustakaan prodi tetap berada di sana, tapi informasi bukunya dimuat dalam website PP. Semenjak tahun 2003, Perpustakaan Pusat ITB melengkapi sarana Perpustakaan Prodi dengan computer dan scanner, sebagai konsekuensinya staf perpustakaan prodi diwajibkan melaksanakan kegiatan scan hasil karya sivitas akademikanya dan dimasukkan dalan Onelib system. Dengan kegiatan ini diharapkan semua hasil karya sivitas akademika prodi bisa langsung diakses di digilib. Masih banyak karya ilmiah sivitas akademika yang belum tersaring digilib. Perpustakaan berharap ada kebijakan dari Pimpinan ITB agar para mahasiswa yang lulus bisa mengirimkan softcopy skripsi (tugas akhir) atau thesis & disertasinya ke PP selain dalam bentuk hardcopynya. Tiap mahasiswa diharapkan bisa langsung submit karyanya langsung ke digilib seperti yang sudah dilakukan di Negara maju. Perpustakaan Prodi Sampai saat ini, perpustakaan prodi memiliki hubungan tak langsung dengan PP. tapi PP tidak berperan mengepalai perpustakaan prodi. Hubungannya hanya sebatas sebagai pembina dalam sistem perpustakaannya saja. Fakultas memberikan usulan buku-buku yang akan dibeli ke Perpustakaan, dan proses selanjutnya perpustakaan mengecek keberadaan buku di penerbit melalui internet,. Apabila tersedia di penerbit dan perpustakaan belum mempunyainya, maka dibuatkan daftar Usulan Pesanan Buku yang kemudian dikirimkan ke Puslog untuk ditindaklanjuti.. Dengan adanya struktur organisasi baru di ITB dimana yang berperan adalah Fakultas, keberadaan Perpustakaan Prodi ke depan belum diketahui seperti apa. Pertanyaannya ialah apakah selain Perpustakaan Pusat ada Perpustakaan Fakultas atau hanya ada satu Perpustakaan Pusat? Hal ini tergantung dari kebijakan dari Pimpinan ITB. Apabila hanya ada Perpustakaan Pusat, koleksi Perpustakaan Prodi akan menempati Perpustakaan Pusat, dimana koleksi Perpustakaan Prodi sekitar 60% dari Koleksi Perpustakaan Pusat, maka perlu ada Ruang Baru untuk ditempati Koleksi Perpustakaan Prodi. Berdasarkan informasi dari pimpinan Perpustakaan pada saat Perpustakaan menempati gedung yang sekarang (1987), bahwa perpustakaan ITB dibangun dengan ruang yang sebagian waktu itu masih kosong, hal itu untuk mengantisipasi penambahan buku & jurnal koleksi perpustakaan untuk masa 25 tahun mendatang dari tahun 1987 tersebut. Apabila ruang perpustakaan sudah dipenuhi dengan koleksi, maka perluasan Gedung Perpustakaan adalah ke arah timur (waktu itu masih berupa area parkir, sekarang menjadi area penyimpanan kendaraan pool). E-journal Layanan PP kini bertambah dengan adanya layanan e-journal. Layanan ini berisikan jurnal-jurnal elektronik langganan PP. Jurnal-jurnal online yang bisa diakses lewat layanan ini ialah jurnal dari database Proquest (Biologi, Science, Teknologi, dan Telecommunication ), Ebsco (Science & Teknologi), database American Chemical Society (ACS) dan Society of Industrial and Applied Mathematics (SIAM). Jurnal yang tercakup dalam database tersebut dapat ditampilan fulltext. Database e-jurnal tersebut dapat diakses oleh setiap sivitas akademika ITB di lingkungan kampus (multi users). Beberapa database tersebut menyediakan layanan akses di luar kampus melalui account ID dan password. Pihak perpustakaan akan memberikan informasi tersebut kepada yang memintanya melalui email. Layanan ini diharapkan dapat dimanfaatkan secara maksimal, mengingat biaya langganan yang tidak sedikit atau berkisar antara 250-350 juta rupiah. Layanan ini hadir untuk mempermudah civitas akademik ITB mengakses informasi terbaru dari jurnal-jurnal ilmiah. Promosi layanan ini telah dilaksanakan beberapa bulan yang lalu. Semua upaya promosi telah dilakukan PP untuk lebih memasyarakatkan layanan ini, diantaranya membuat pembatas buku dengan mencantumkan url-url database e-jurnal, sebagai sarana promosi sederhana. Usaha ini juga untuk meningkatkan awareness sivitas akademika ITB tentang e-jurnal ini. Upaya gencar ini dilakukan sebgai wujud dari pemberian layanan yang terbaik dari PP untuk masyarakat kampus. Sayangnya, respon positif masyarakat kampus terutama mahasiswanya belum terlihat jelas. Judul Jurnal cetak yang dilanggan PP belum banyak. Karena keterbatasan dana untuk melanggan jurnal, ditambah dengan bila langganan untuk institusi harganya hampir 3 kali lipat dari harga langganan untuk individu. “Jangan dibandingkan dengan perpustakaan kampus di luar negeri, yang bisa berlangganan ratusan malahan ribuan jurnal cetak dan elektronik ,” timpal Bu Nanan. Kerjasama dengan berbagai penerbit dalam maupun luar negeri sudah dijalin oleh PP. Biasanya penerbit mengirimkan katalog buku barunya pada PP, yang oleh Perpustakaan akan disebarkan ke Perpustakaan Prodi melalui Fakultas bila ada dana untuk pembelian buku. Pihak perpustakaan juga selalu menjalin kerjasama dengan distributor e-jurnal untuk memperoleh free trial berbagai database e-jurnals dan e-books. Seperti saat ini, Perpustakaan memperoleh free trial untuk database e-jurnal dari EBSCO, e-books dari McGraw-Hill (http://www.digitalengineeringlibrary.com/), e-jurnal dalam database Association for Computing Machinery (http://dbonline3.igroupnet.com/acm/), tesis dan disertasi dari Proquest (URL: www.proquest.com/pqdweb). Apabila dari hasil statistik pemanfaatan dari free trial tersebut menunjukkan angka yang signifikan dan ada dananya, kemungkinan untuk berlanggan akan semakin besar. Penambahan Buku Usulan buku yang akan dibeli untuk disimpan di Perpustakaan Pusat biasanya berdasarkan masukan usulan dari prodi melalui Ketua Prodi yang disampaikan oleh Fakultas ke Perpustakaan. Usulan buku yang akan dibeli juga bisa dilakukan bila sekelompok mahasiswa menginginkan sebuah buku ada di PP. Pengadaan buku melalui sumber dana Pembelian masih belum banyak. “Mungkin hanya 20% dari penambahan buku baru tiap tahunnya, yang bisa mencapai 2500-3000 buku baru,” kata Bu Nanan lagi. Jadi jangan heran bila koleksi buku PP kebanyakan buku-buku tua, yang mungkin sudah kadaluwarsa. Penambahan koleksi PP dari sumber dana pembelian selalu ada tiap tahunnya, tapi penambahan buku terbesar sesuai dengan usulan dari Departemen (Prodi) ialah masa Rektor Bapak Wiranto Arismunandar. “Pak Wiranto dulu sangat peduli terhadap koleksi Perpustakaan Pusat Beliau rajin meminta sumbangan dana dari kalangan industri untuk pembelian buku,” imbuh Bu Nanan. Pada waktu itu, sumbangan dana untuk pembelian buku diterima dari Ikatan Alumni ITB, British Council, Chevron – Texaco, IPTN – PAL, Inco dll. Pada waktu itu di meja Pak Wiranto selalui tersedia Daftar Buku yang merupakan usulan dari Departemen dan daftarnya dibuat oleh Perpustakaan Pusat sesuai dengan permintaan Pak Wiranto. Apabila ada tamu dari Industri atau ada Menteri yang ada hubungannya dengan Teknologi selalu disodorkan daftar tersebut. Pada tahun 70-80an, British Council menyumbangkan dana untuk membeli buku-buku yang diusulkan ITB tiap bulan, dan buku diterima sebulan sekali melalui British Council. Tapi saat ini bantuan itu sudah jarang sekali. Koleksi buku PP ITB saat ini 80 % berasal dari hadiah dan sumbangan, sisanya hasil pembelian. Nilai ini berkebalikan dengan perpustakaan kampus yang baik, seharusnya buku yang dibeli lebih banyak. Tapi mau bagaimana lagi, dana untuk membeli buku terbatas. Sejak ITB berubah status menjadi BHMN dana yang diterima PP untuk pengembangan koleksi meningkat. Walaupun meningkat, dana ini masih dirasakan terbatas untuk biaya pembelian buku, langganan jurnal ilmiah yang sebagian besar berasal dari penerbit luar negeri. Perpustakaan kampus itu jantungnya perguruan tinggi. Diharapkan di masa mendatang anggaran Perpustakaan sesuai dengan acuan dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Perguruan Tinggi yang dikeluarkan oleh Ditjen Dikti, yaitu dana untuk perpustakaan adalah 5%. Dana terbesar perpustakaan adalah untuk pengembangan koleksi.. Koleksi buku dan junal merupakan corenya koleksi perpustakaan, dan koleksi tersebut merupakan alat vital bagi sebuah perguruan tinggi. Buku Hilang Setiap perpustakaan pasti mengalami kehilangan buku tiap tahunnya. Berkaitan dengan buku yang hilang, PP tidak menutup kemungkinan koleksinya berkurang setiap tahunnya. Penanganan buku hilang yang dilakukan PP sampai saat ini dimulai bila ada keluhan dari pengunjung. “Biasanya ada yang mau pinjam buku, tapi bukunya tidak ada di rak,” demikian informasi yang didapat dari perpustakaan. Buku yang hilang ini akan ditelusuri oleh staf dari keberadaan buku di rak. Bila selama pencarian satu bulan buku tersebut tidak ditemukan juga, maka buku tersebut dinyatakan hilang. Pengganti buku itu akan dibeli bila buku tersebut sangat dibutuhkan mahasiswa, yaitu dengan memasukkan ke dalam Daftar Usulan buku yang akan dibeli. Hanya saja, buku pengganti baru bisa dipakai setahun berikutnya bila ada atau buku tidak dapat diperoleh karena stoknya di penerbit sudah tidak ada dan tidak diterbitkan lagi. PP ITB sendiri tahun ini belum menerima laporan kehilangan lagi dari pengunjungnya. Geliat masyarakat kampus untuk memaksimalkan peran perpustakaan masih sangat kecil. Perpustakaan kampus merupakan milik bersama masyarakat kampus. Sayangnya, masyarakat kampus belum merasa memiliki jantung kampus ini. Padahal, perpustakaan merupakan sumber informasi yang tidak akan habis dieksplorasi. PP ITB telah berusaha memberikan pelayanan terbaiknya bagi civitas akademik ITB. Tapi mengapa masih saja dipandang sebelah mata? (Imoth)