Di era abad ekonomi pengetahuan, kebutuhan akan adanya pusat penelitian dirasakan semakin penting, Dalam hal ini, kegiatan utama pusat penelitian yaitu merencanakan, mengelola, dan mengalokasikan sumber daya, baik tangible maupun intangible, bagi program dan proyek penelitian sehingga diperoleh hasil riset yang dapat memenuhi kebutuhan stakeholder dan sponsor. Adapun pengelolaan pusat penelitian ini bertujuan untuk dapat merencanakan, mengeksekusi, memonitor kemajuan, serta mengevaluasi kegiatan program-program penelitian secara efektif dan efisien. Selain itu, pusat penelitian juga menjadi penghubung antara penyandang dana penelitian (institusi dan sponsor lainnya) dengan peneliti yang menjalankan program-program penelitian.

Sebagai salah satu upaya menuju universitas riset, ITB saat ini telah mengembangkan model pusat penelitian digital atau dikenal dengan virtual research center (VRC), yang merupakan hasil inovasi dari riset unggulan yang dilakukan oleh Pusat Penelitian Teknologi dan Informasi (PP-TIK) ITB pada tahun 2006. Hal ini dilakukan dalam upaya meningkatkan produktivitas peneliti dalam berkolaborasi menghasilkan ilmu pengetahuan. Dengan adanya VRC diharapkan dapat memudahkan penyebaran informasi kepada setiap pihak yang berkepentingan dalam penelitian, memudahkan pengelolaan program penelitian karena seluruh siklus kegiatan dapat dilakukan secara online, serta memudahkan interaksi setiap pihak yang terlibat dalam kegiatan PP-TIK.

Sistem VRC ini adalah sistem webservice yang diimplementasikan melalui portal web. Konsep VRC sendiri merupakan pengembangan dan kombinasi dari konsep komunitas virtual atau virtual community (VC) yang memungkinkan setiap orang berkesempatan untuk berbagi pengetahuan seperti friendster.com dan konsep virtual office (VO), dimana internet memfasilitasi banyak orang yang berada di berbagai penjuru dunia memanfaatkan satu kantor fisik secara bersama. Dengan adanya VRC, maka peneliti yang berada di berbagai lokasi laboratorium dapat berinteraksi dan berkolaborasi lewat internet untuk menyelesaikan proyek penelitian. Pada saat yang sama, pengelolaan proyek penelitian dilakukan juga melalui internet. Dalam konteks ini, VRC menjalankan fungsi VC. Selanjutnya VRC juga memiliki konsep sebuah kantor fisik pengelolaan, yaitu tempat seorang sekretaris menjalankan kegiatan administrasi. Kantor ini memiliki alamat fisik, sehingga dapat dipandang sebagai titik pertemuan antara dunia internet dan dunia fisik (konvensional). Disinilah VRC menerapkan aplikasi dari fungsi VO.

Pada tahap awal, kebutuhan VRC adalah memfasilitasi administrasi dari riset ITB termasuk agenda riset, call for proposal, submisi proposal, evaluasi, kontrak, dan pemantauan. Dalam hal ini, pembentukan komunitas dilakukan melalui forum digital. Oleh karena itu, dilakukan proses analisa sistem untuk mengurai proses dalam konteks konsep komunitas virtual, khususnya dalam rangka mengidentifikasi aspek transaksi dan memfasilitasinya ke dalam webservice. Adapun empat fungsi transaksi dan sajian informasi yang dibutuhkan adalah: (1) pengumuman riset, (2) layanan riset, (3) penjualan produk hasil riset, dan (4) pemantauan aktivitas riset. Kemudian dari hasil analisa, teridentifikasi enam aktor pengguna VRC, yaitu: (1) pimpinan pusat riset, (2) peneliti, (3) pengelola proyek, (4) sponsor/ stakeholder, (5) pembeli, dan (6) administrator VRC. Para aktor ini menjalankan tugas dan fungsinya melalui proses pertukaran, penyimpanan dan penayanngan informasi. Setiap pengguna juga mendapatkan usecase yang unik dari VRC, sehingga seluruh siklus penelitian dapat dikelola melalui webservice.

Pendekatan yang dipilih dalam pengembangan VRC adalah melalui siklus program riset. Pada langkah awal, pengguna dapat mendaftarkan diri melalui portal. Adapun pengguna VRC sendiri terbagi ke dalam dua kelompok besar, yaitu pengguna terdaftar dan pengguna umum yang tidak terdaftar. Pengguna umum hanya dapat melihat informasi yang bersifat public domain. Sedangkan pengguna terdaftar memiliki kewenangan yang lebih banyak, namun sebelum mengakses berbagai fitur-fitur yang ada tetap harus melewati sistem autentifikasi. Selanjutnya, bagi pengguna yang telah terdaftar dapat melihat pengumuman agenda riset dan call for proposal di VRC. Jika ada peserta yang tertarik dapat langsung memasukkan proposalnya melalui VRC. Penilai proposal kemudian menggunakan VRC ini untuk memfasilitasi proses evaluasi proposal dan penentuan pemenang. Lalu pengelola proyek dan peneliti juga dapat menggunakan VRC untuk memantau kemajuan pelaksanaan proyek riset. Di sisi lain, sponsor dan stakeholder dapat turut memntau kemajuan pelaksanaan riset melalui VRC. Dalam hal ini, proyek riset terkadang dapat juga menghasilkan produk dan VRC memfasilitasinya dengan menyajikan informasi produk dan penjualannya bagi yang berminat.

Di samping mengelola kegiatan program penelitian, pada saat yang bersamaan, VRC juga diupayakan dapat memfasilitasi pengembangan komunitas. Untuk itu, dibuat juga layanan forum yang digunakan untuk mendiskusikan best practices maupun temuan-temuan dalam proyek sehingga peserta dapat berinteraksi secara tertulis. Keberadaan fasilitas forum ini dimaksudkan agar interaksi yang terjadi antar peserta dapat terekam dan menjadi arsip untuk pengembangan kultur penelitian. Selain itu, VRC juga memberikna fasilitas bagi pengguna untuk memberikan feedback/ saran/ pertanyaan tentang suatu hal (program riset, problem pada situs, dsb) yang akan di-forward langsung ke pihak yang paling berkepentingan berdasarkan jenis informasi/ pertanyaan yang dikirimkan. Dari e-mail yang di-forward, yang bersangkutan dapat merespon dengan terlebih dulu log in ke sistem atau melalui link yang ada di e-mail. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa sistem web yang tersedia dapat memfasilitasi konsep VRC untuk menangani administrasi dan penelitian, serta mengembangkan komunitas pengetahuan di dunia maya.