ITB pertama kali menerapkan kebijakan penggunaan ijazah digital dengan tanda tangan elektronik bersertifikat (digital signature) bagi lulusan yang diwisuda pada Wisuda Kedua Tahun Akademik 2019/2020. Kebijakan tersebut berlaku bagi lulusan jenjang sarjana, magister, doktor, dan keprofesian. Hal tersebut sebagaimana tertuang dalam Peraturan Rektor Institut Teknologi Bandung Nomor: 145A/IT1.A/SI.13/2020 mengenai Informasi Elektronik, Dokumen Elektronik, dan Transaksi Elektronik di Lingkungan Institut Teknologi Bandung.

ITB menggunakan Standar PAdES (PDF Advance Electronic Signature) pada penerapan Ijazah dan Transkrip Digital. Artinya, ijazah digital diamankan secara kriptografi dengan sertifikat elektronik yang diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikat Elektronik yang sudah tersertifikasi oleh Kementerian Kominfo menurut SK Nomor 790 tahun 2019. Oleh karena itu, ijazah digital/elektronik tidak dapat diubah. Jika dilakukan perubahan terhadap isi ijazah setelah ditandatangani Dekan dan Rektor ITB, hal tersebut akan terdeteksi saat melakukan verifikasi dengan menggunakan aplikasi pembacaan PDF pada bagian digital signature.

Pihak UM yang hadir pada kegiatan tersebut antara lain Direktur Pendidikan, Prof. Dr. Suyono, M.Pd., Kepala Subdirektorat Layanan Pendidikan, Suwastiko Wibowo, S.E., M.M., Kepala Seksi Evaluasi Hasil Belajar, Tomy Dwi Susanto, S.Kom., dan Tendik Seksi Evaluasi Hasil Belajar, Muslimin, S.A.P.

Adapun pihak ITB yang menyambut dari Direktorat Pendidikan, antara lain Kepala Subdirektorat Administrasi Penerimaan Mahasiswa, Irvan Christiawan, S.T., dan Kepala Seksi Sistem Informasi, Arie Karhendana, S.T.

Dalam pertemuan tersebut, kedua belah pihak berdiskusi tentang proses teknis pengelolaan ijazah digital, sosialisasi, keabsahan, hingga distribusinya.

Suwastiko Wibowo, S.E., M.M., mengatakan pertemuan kali ini untuk berdiskusi tentang seluk beluk pengelolaan ijazah digital yang dilakukan ITB. “Untuk menggali seputar ijazah digital yang rencananya akan segera launching,” ujarnya.

Irvan Christiawan, S.T. menyampaikan bahwa ITB terbuka untuk berbagi pengalaman dan best practices dengan perguruan tinggi lain. "ITB berkomitmen untuk terus meningkatkan kualitas pendidikan dan memberikan pelayanan terbaik bagi mahasiswa. Adanya sistem (ijazah digital) ini menjadi lebih efektif karena waktu pemrosesannya lebih cepat," ujarnya.

Beliau menjelaskan, ijazah digital ini dapat diakses kapan saja dan di mana saja oleh alumni. Selain itu, pemilik ijazah tidak perlu melakukan legalisir karena dapat langsung membagikan Dokumen Elektronik (PDF) dari ijazah ITB kepada pihak yang membutuhkan informasi tersebut. Pihak penerima dokumen dapat memverifikasi dan autentikasi dokumen secara daring maupun luring. Meski begitu, apabila terdapat pihak yang masih membutuhkan legalisir dengan stempel dan tanda tangan basah, ITB tetap akan memfasilitasinya.

Sementara itu, cara membedakan antara ijazah digital yang asli dan bukan, masyarakat dapat melakukan melakukan pemeriksaan melalui laman https://akademik.itb.ac.id/alumni. Selain itu, bagi masyarakat yang berkepentingan, dapat melihat keutuhan dari “seal”/signature pada fitur “Digital Signature” pada aplikasi pembaca PDF.