Tim PPID ITB yang berkunjung ke tiga perguruan tinggi tersebut dipimipin oleh Usep Mulyana, S.Sos. MAP., Kepala Biro Administrasi Umum dan Informasi, dengan anggotanya yaitu Riqi Syachroni, SH., SP-1., Kepala Bidang Agraria dan Perancangan Naskah Hukum Kantor Hukum, Sandi Ruswandi, S.T., S.Kom., M.M., Kasubdit Pembangunan Teknologi dan Konten Pendidikan, serta Vera Citra Utami, S.Hum., Staf Biro Komunikasi dan Hubungan Masyarakat.

Tim PPID ITB pada Selasa tanggal 17 Mei 2022 berkunjung ke UI dan diterima di Gedung Pusat Administrasi Universitas oleh Kepala Biro Humas dan KIP Dra. Amelita Lusia., M.Si., dan beberapa staf Biro Humas, Petugas Informasi Publik, staf Biro Hukum, dan staf Kantor Arsip. Dalam sambutannya, Kepala Biro Humas dan KIP menyampaikan paparan terkait pengelolaan PPID UI.

Pada 2020 dan 2021, PPID UI mendapatkan predikat “Informatif” dengan nilai 97,44. Kepala Biro Humas dan Keterbukaan Informasi Publik (KIP) UI, Dra. Amelita Lusia, M.Si. mengatakan bahwa pencapaian ini merupakan hasil kerja sama dan sinergi Biro Humas dan KIP UI bersama unit-unit kerja di lingkungan UI. Untuk mencapai hasil tersebut, dibutuhkan banyak hal yang perlu dipersiapkan dan dikoordinasikan dengan berbagai pihak, salah satunya adalah dengan rutin melaksanakan bimbingan teknik dan sosialisasi kepada PPID Pelaksana Unit Kerja, PPID Pelaksana Fakultas dan Petugas Informasi di unit kerja dan fakultas.

Usai berdiskusi dengan pengelola PPID UI, tim berkesempatan berkunjung ke Unit Layanan Terpadu UI yang dikenal dengan nama Sentra Informasi dan Pelayanan Publik (SIPP) Universitas Indonesia dan Kantor Arsip UI yang keberadaannya memberikan dukungan sangat besar dalam pengelolaan PPID UI.

*Kunjungan di UI Kampus Depok (Dok: PPID ITB)

Hari selanjutnya, tanggal 18 Mei 2022, tim PPID ITB berkunjung ke Kampus Dramaga Insitut Pertanian Bogor. Kunjungan tersebut diterima oleh Ir. Yatri Indah Kusumastuti, M.Si., Kepala Biro Komunikasi IPB, Siti Nuryati, STP., MSi., Kepala Bagian Humas, Widodo Bayu Ajie, S.H., Kepala Biro Hukum, dan beberapa staf lainnya.

Dalam sambutannya, Kepala Biro Komunikasi IPB menyampaikan paparan terkait PPID IPB yang pada 2018 berpredikat “Informatif”. Pada saat itu, IPB merupakan perguruan tinggi yang pertama yang mendapat status informatif. Struktur Organisasi PPID IPB sedikit berbeda, yang terdiri dari Atasan PPID (Rektor), PPID Pelaksana, dan dibantu 6 Kepala Bidang yaitu Bidang Pengeloa dan Pemberi Layanan Informasi, Bidang Pengaduan dan Penyelesaian Sengketa, Bidang Teknologi Informasi, Bidang Dokumen, Bidang Arsip, serta Bidang Administrasi.

Selain menyampaikan 10 tugas utama PPID sesuai Permendikbud RI No.41 tahun 2020 tentang Layanan Informasi Publik, dalam paparan tersebut juga disampaikan strategi area perubahan dengan quick wins Reformasi Birokrasi IPB dalam peningkatan kualitas pelayanan publik. IPB juga memiliki Unit Layanan Terpadu/Integrated Service Center (ISC). Unit Layanan Terpadu tersebut dibentuk melalui SK Rektor No. 252 tahun 2021 dengan jumlah layanan sekitar 36 layanan dan kemudian berkembang menjadi 160. Selain itu, IPB memiliki layanan help center terpadu secara online (http://helpcenter.ipb.ac.id). Dengan adanya unit layanan terpadu tersebut, semua layanan dapat ditampung dalam satu pintu. IPB juga melakukan survei kepuasan pelanggan secara berkala melalui penyebaran kuesioner kepada responden dengan memanfaatkan semua kanal yang ada di IPB.

Tim PPID ITB juga berkesempatan untuk mengunjungi Unit Layanan Terpadu IPB, kantor Direktorat Kepegawaian IPB, dan Kantor Arsip IPB untuk berbagi dan menambah wawasan terkait pengelolaan dan dukungan unit tersebut untuk pelayanan PPID.

*Kunjungan di IPB Kampus Dramaga (Dok: PPID ITB)

Di hari terakhir, tim berkunjung ke Universitas Padjajaran (Unpad) Kampus Jatinangor untuk berbagi dan menggali pengalaman terkait pengelolaan PPID dan juga Unit Layanan Terpadu (ULT) Unpad yang sudah lama menjadi rujukan berbagai instansi sebagai ULT percontohan nasional. Pada tahun 2021 Unpad mendapatkan predikat “Informatif” dengan nilai skor 98,14.

Tim perwakilan PPID ITB diterima di Gedung Perpustakaan Unpad oleh Prof. Dr. H. Isis Ikhwansyah, S.H., M.H., CN. Direktur Tata Kelola, Legal dan Komunikasi, Ahmad Baihaqi, S.Si., M.T., Sekretaris Direktorat Tata Kelola, Legal dan Komunikasi, Dandi Supriadi, S.Sos., M.A. (SUT), Kepala Kantor Komunikasi Publik, dan juga staf lainnya.

Dalam sambutannya, Prof. Dr. H. Isis Ikhwansyah, S.H., M.H., CN. menyampaikan bahwa pendirian PPID Universitas Padjadjaran didirikan tahun 2010 melalui SK Rektor Nomor 1036/H6.1/Kep/2010 dan Pengangkatan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) terbaru diangkat tahun 2020 melalui SK Rektor Nomor 548/UN6.RKT/Kep/HK/2020. Struktur Organisasi PPID Unpad secara umum sama terdiri dari Atasan PPID (Rektor), PPID Utama, PPID Pelaksana dan dibantu oleh tiga kepala bidang yaitu Bidang Pendokumentasian dan Pengelolaan Informasi, Bidang Pengelola dan Pemberi Layanan Informasi, serta Bidang Pengaduan dan Penyelesaian Sengketa. Beliau juga menjelaskan bahwa Kantor Komunikasi Publik (PPID dan ULT) bukan unit kerja struktural, namun implementasinya dibentuk koordinator-koordinatornya.

PPID Unpad memberikan layanan online dan offline yang melibatkan kolaborasi dengan unit-unit kerja lainnya. Untuk pengembangan website PPID, ada satu orang staf khusus dari Direktorat Sistem dan Teknologi Informasi yang bertanggung jawab menangai hal tersebut. Berkaitan dengan permintaan dokumen, data, dan regulasi, PPID Unpad bekerja sama dengan Depot Arsip, selain itu Unpad juga memiliki Pangkalan Data Unpad (DAUN) yang dapat mempermudah pencarian arsip.

Terkait Unit Layanan Terpadu, Unpad memiliki kurang lebih 600-an layanan yang dikategorikan dari semua unit kerja. Layanan tersebut terbagi menjadi layanan yang solutif (dapat diselesaikan di ULT) dan layanan yang masih perlu dirujuk ke unit kerja terkait. Jadi, tidak semua keluhan/permasalahan harus dapat diselesaikan di ULT.

*Tim PPID ITB dan PPID Unpad (Dok: PPID ITB)

Dari ketiga kunjungan tersebut, diharapkan dapat menambah wawasan, khazanah, serta dapat meningkatkan kualitas dan pelayanan PPID ITB ke depannya. 

Reporter: Sandi Ruswandi