Dalam perbicangan bersama Dhyan Kusuma Ayuningtyas alumni Farmasi Klinik dan Komunitas ITB, Dhyan bercerita setelah bergabung dalam Tim Protokoler ITB dirinya menjadi semakin mudah saat berbincang dengan orang lain. "Sekarang kalau ngobrol dengan dosen misalnya jadi biasa aja," ujar Dhyan.

Selain itu, berbagai pengalaman menarik dan berharga dalam menghadapi banyak orang dengan berbagai macam karakter dan kondisi telah Dhyan alami. Selain itu manfaat yang dirasakan setelah bergabung dengan Tim Protokoler ITB adalah networking menjadi semakin luas dan beraneka ragam. "Saya pernah bertemu dengan banyak orang penting seperti menteri, presiden direktur perusahaan besar, tamu asing, dan tamu-tamu penting lainnya. Saya pernah bertemu presiden direktur PT.Freeport, bertemu Roy Suryo, Bapak Boediono, dan yang lainya. Sekarang kalau bertemu menteri seperti hal yang wajar," tutur Dhyan dengan santai.

Tim Protokoler ITB terlibat dalam berbagai macam kegiatan rektorat seperti wisuda, penerimaan mahasiswa baru, kegiatan penandatanganan MoU antara ITB dengan lembaga lain, studium generale, dan berbagai macam kegiatan non-formal rektorat. Berbagai macam situasi dan tamu penting dihadapi oleh tim protokoler ketika bertugas. Kepercayaan diri, kemampuan berkomunikasi baik dalam bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris diperlukan. Ramah tamah, sopan santun, dan sifat empati  diperlukan dalam setiap tugas yang melibatkan Tim Protokoler ITB. Berbagai macam kondisi dan situai inilah yang meningkatkan kemampuan soft skill dari setiap anggota tim protokoler ITB. Selain bertugas dalam kegiatan rektorat, tim protokoler bertugas sebagai information desk di pusat informasi kampus. Pusat informasi kampus menjadi tempat bertanya pihak luar yang ingin mengetahui ITB secara langsung, terutama bagi para pelajar SMA yang berminat untuk melanjutkan studi di ITB dan ingin mengetahui informasi dengan lebih jelas dan langsung.

Sekilas Tentang Protokoler ITB

Tim Protokoler ITB merupakan unit dibawah direktorat humas dan alumni yang dipimpin langsung oleh kantor wakil rektor bidang komunikasi, kemitraan, dan alumni. Perekrutan Tim Protokoler ITB secara resmi mulai diadakan pada tahun 2005, dan angkatan pertama tim protokoler mahasiswa ITB terbentuk. Untuk menjadi anggota tim protokoler,  setiap calon anggota yang merupakan mahasiswa ITB diharuskan memenuhi  persyaratan awal berupa telah lulus TPB, memiliki indeks prestasi yang baik, dan tidak memiliki kasus akademik. Setelah memenuhi persyaratan, setiap calon anggota mengumpulkan berkas administratif berupa CV dan bukti lulus TPB untuk kemudian mengikuti psikotest. Setelah melewati tahapan psikotest, setiap calon anggota protokoler mengikuti seleksi wawancara dalam bahasa Inggris dan bahasa Indonesia untuk  menggali minat, kepribadian, manajemen waktu, dan pengalaman organisasi setiap peserta.   Setelah melewati tiga tahapan seleksi, calon anggota protokoler mengikuti program pelatihan keprotokoleran yang dilakukan sebanyak empat kali. Materi pelatihan berupa pengenalan Protokoler ITB dan pembekalan dasar-dasar keprotokoleran. Selain itu, pelatihan diisi dengan pembekalan materi public speaking dan character building sehingga anggota Protokoler ITB memiliki mental dan soft skill yang baik sehingga siap untuk bertugas dalam kondisi apapun.

oleh: Adhitia Gesar (IJA 2013)