Kegiatan dibuka dengan sambutan dari Kepala Biro Komunikasi dan Hubungan Masyarakat ITB, Dr. Naomi Haswanto, M.Sn., yang menyampaikan tujuan dari pelatihan ini.

“Hari ini kami melaksanakan pelatihan untuk calon protokol mahasiswa batch 2024 yang diikuti oleh sebanyak 80 orang peserta. Tujuan dari kegiatan pelatihan ini tentunya adalah untuk membekali para peserta dengan pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan dalam menjalankan tugas sebagai protokol yang baik," ujarnya.

"Tim Protokol ITB terdiri dari pegawai serta mahasiswa yang bertanggung jawab untuk menyukseskan berbagai kegiatan resmi di ITB, seperti kegiatan wisuda, penerimaan mahasiswa baru, Dies Natalis, Pelantikan Rektor, Penandatanganan MoU, dan kegiatan lainnya yang tentu membutuhkan dukungan dari tim protokol mahasiswa,” lanjutnya.

Sesi pertama menghadirkan pembicara dari Protokol Pemerintah Provinsi Jawa Barat, Abdul Aziz. Beliau menyampaikan materi dasar keprotokolan umum, mulai dari tata cara dalam kegiatan kenegaraan hingga urusan tamu.

Selain itu, beliau pun menekankan pentingnya koordinasi dalam menjadi seorang protokol serta membagikan pengalaman praktisnya dalam menjalankan tugas sebagai protokol di lapangan.

Pada sesi kedua, Kepala Subbagian Kegiatan Keprotokolan ITB, Alfi Yani, S.Si., memperkenalkan keprotokolan ITB kepada para peserta. Struktur organisasi protokol ITB, tugas-tugas tim protokol, serta persiapan yang diperlukan untuk menjalankan tugas pada hari-H menjadi fokus pembahasan dalam sesi ini.

Tugas umum tim protokol ITB meliputi pengaturan kegiatan, manajemen panggung, pengaturan tempat duduk, dan lain-lain untuk menjaga kelancaran kegiatan sesuai dengan protokol yang diberlakukan. Alfi juga menekankan pentingnya geladi bersih, pembekalan, dan simulasi dalam persiapan menjalankan tugas pada hari H.

Kemudian ada materi leadership disampaikan pada sesi ketiga oleh Psikolog sekaligus Mental Coach, Anrio Mafrizal, S.Psi. Anrio menjelaskan bahwa leadership merupakan kemampuan untuk memberikan pengaruh, bukan sekadar kepandaian dalam berbicara.

"Pentingnya leadership dalam protokol adalah agar petunjuk dan arahan yang diberikan memiliki dampak yang jelas, tidak membingungkan, dan mampu membuat orang lain mengikuti aturan dengan baik. Protokol sebagai penjaga nilai dari aturan harus dipengaruhi oleh leadership agar dapat memengaruhi orang lain untuk mematuhi nilai dan aturan yang telah ditetapkan," paparnya.

Sesi materi terakhir menghadirkan pembicara Rian Priyo Hardi, yang membahas tentang profesionalisme dalam keprotokolan. Beliau menekankan pentingnya memberikan kesan pertama yang baik secara visual.

Dia mengatakan bahwa dalam tiga detik pertama, orang sudah membuat persepsi awal berdasarkan apa yang mereka lihat. Oleh karena itu, sebagai seorang protokol, cara berjalan, menatap, dan bersikap akan menciptakan vibrasi yang dapat mempengaruhi persepsi orang lain. "Percaya diri juga merupakan kunci utama dalam menjadi seorang profesional. Ketika seseorang telah terbiasa menjalankan profesi dengan baik, maka tingkat kepercayaan diri akan meningkat," katanya.

Kemudian di sesi akhir hari kedua, Kepala Bagian Keprotokolan, Augusman Marthin Leonard, S.T., MBA., kembali mengingatkan peserta tentang pentingnya kerjasama dalam tim, kepercayaan diri, dan kesempatan untuk belajar dan berkembang sebagai seorang protokol yang telah dipelajari mulai dari hari pertama.

“Kita dua hari ini sudah mengikuti pelatihan, jadi sebenarnya pelatihan ini tidak hanya untuk rekan-rekan sekalian. (tetapi) bagi panitia juga me-refresh lagi ya. Jadi, (pelatihan) ini untuk memperlengkapi kita," ujarnya.

"Satu pesan dari saya. Jadilah pribadi yang unggul. Kalau mau maju, jangan menyikut, kalau mau ke atas, jangan menjatuhkan. Jadilah pribadi yang baik tanpa harus menjelekkan orang lain. Jadilah pribadi yang benar tanpa menyalahkannya. Itu harus kita miliki bersama-sama. Semoga kita tetap semangat dan tetap bisa bekerja sama,” lanjutnya.

Dalam pelatihan tersebut, para peserta tidak hanya dibekali dengan berbagai materi yang penting dalam mempersiapkan diri menjadi protokol, tetapi juga diajak untuk langsung mempraktikkan ilmu-ilmu tersebut dalam sesi simulasi pada setiap sesi dan post-to-post yang dilaksanakan pada hari ke dua. Selain itu, para peserta juga diajak untuk bermain bersama dalam permainan yang telah disiapkan oleh panitia sebagai implementasi langsung dari berbagai nilai yang ingin dibawakan dalam pelatihan ini.

Dengan adanya Pelatihan Calon Tim Protokol ITB Batch 2024 ini, diharapkan para peserta siap untuk melaksanakan tugas mereka dengan baik dan profesional untuk menyukseskan berbagai kegiatan di masa yang akan datang saat telah resmi bertugas sebagai Protokol ITB.

Reporter: Iko Sutrisko Prakasa Lay (Matematika 2021)