Pelatihan bertujuan membekali para peserta dengan pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan sebagai petugas protokol. Apalagi, kegiatan di ITB mulai beragam dan sepenuhnya luring sehingga kebutuhan petugas protokol semakin meningkat.

Kepala Biro Komunikasi dan Hubungan Masyarakat ITB Dr. Naomi Haswanto, S.Sn., M.Sn., menyampaikan bahwa ITB ingin memperkuat Tim Protokol Mahasiswa. Peran petugas protokol sangat penting dalam mengatur sebuah acara.

“Pelatihan ini juga memberikan gambaran behind the scene setiap acara di ITB yang banyak orang tidak tahu,” ungkap Naomi.

Kegiatan dilaksanakan selama dua hari yakni 29-30 Juli 2023 yang terbagi ke dalam empat topik. Di hari pertama peserta mendapatkan materi Keprotokolan secara Umum dari Iman Firmansyah (Analis Layanan Umum Bagian Protokol pada Biro Administrasi Pimpinan Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Barat), Fitria Latifanisa, S.Psi. (Mentor Satu Persen-Indonesian Life & School) tentang Komunikasi, dan Alfi Yani, S.Si., (Kepala Subbagian Acara Keprotokolan BKHM ITB) tentang Keprotokolan ITB.

Pada hari kedua, peserta diberikan pembekalan tentang Service Excellence oleh Giokniwati (Co-Founder Elevasi Performa Insani). Untuk meningkatkan pemahaman peserta, pada pelatihan ini juga terdapat simulasi-simulasi sebagai gambaran tugas protokol saat mengatur acara ITB.

Tim Protokol Mahasiswa ITB akan terlibat dalam berbagai macam kegiatan rektorat seperti wisuda, penerimaan mahasiswa baru, dies natalis, kegiatan penandatanganan MoU, studium generale, dan berbagai macam kegiatan rektorat lainnya. Berbagai macam situasi dan tamu penting juga akan dihadapi oleh tim protokol mahasiswa ketika bertugas, sehingga anggota protokol ITB harus memiliki pengetahuan dan softskill yang mumpuni untuk bertugas dalam kondisi apapun.

Selain memberikan pelatihan hardskill dalam hal keprotokolan, para peserta juga diajarkan mengenai softskill dalam hal komunikasi dan service excellence. Saat bertugas, seorang protokol akan dihadapkan oleh tamu penting dan banyak orang dengan berbagai macam karakter dan kondisi. Hal ini menuntut mereka harus cakap, memiliki kemampuan komunikasi yang baik, dan dapat memberikan layanan secara prima. Ramah tamah, sopan santun, dan sifat empati juga diperlukan saat menyambut tamu.

Dr. Naomi Haswanto berharap, pelatihan protokol ini dapat bermanfaat dan menjadi bekal yang cukup bagi petugas protokol mahasiswa agar selalu siap sedia dalam menyukseskan setiap acara.

Reporter: Pravito Septadenova Dwi Ananta (Teknik Geologi, 2019)