Dalam pertemuan tersebut, tim ITB menjelaskan pengembangan sistem dokumentasi hukum berawal dari persoalan administrasi dan kearsipan sekitar 2020. Saat itu, dokumen masih tersebar di berbagai unit kerja dan sebagian dikelola secara manual sehingga menyulitkan pencarian, terutama untuk dokumen yang diterbitkan bertahun-tahun sebelumnya.

ITB juga perlu memantau administrasi sekitar 50 unit kerja dengan empat tantangan utama, yakni tata naskah dinas, kearsipan, Keterbukaan Informasi Publik (KIP), dan reformasi birokrasi. Kebutuhan tersebut mendorong pengembangan sistem terintegrasi melalui I-Office, yang mulai dikembangkan sekitar 2021.

Dari sekitar 20 jenis naskah dinas, enam jenis diidentifikasi dalam lingkup JDIH, yakni peraturan, keputusan, instruksi, standar operasional prosedur (SOP), surat edaran, dan nota kesepahaman. Sistem dirancang agar proses administrasi, kearsipan, dan penyediaan dokumen melalui JDIH dapat terintegrasi tanpa duplikasi data.

ITB kemudian menyusun regulasi internal mengenai JDIH pada 2022, membentuk tim pengelola, dan meluncurkan JDIH pada 2023. JDIH ITB diarahkan sebagai wadah pendayagunaan bersama dokumen hukum yang berkaitan dengan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

Pengelolaan JDIH melibatkan kolaborasi lintas unit. Biro Administrasi Umum menangani sistem, Biro Hukum berperan dalam konten dan reviu dokumen, sedangkan Direktorat Komunikasi dan Hubungan Masyarakat (DKHM) mendukung publikasi dan multimedia.

ITB memilih mengembangkan situs JDIH sendiri dengan memanfaatkan I-Office serta menyesuaikan metadata agar sistem dapat terhubung melalui API dan disinkronisasikan dengan JDIHN.

Melalui kunjungan ini, ITB dan Unhas berbagi pengalaman mengenai pengelolaan JDIH sebagai bagian dari penguatan tata kelola perguruan tinggi. Pengelolaan yang terintegrasi diharapkan tidak hanya menjaga keberlanjutan dokumentasi hukum, tetapi juga mempermudah akses terhadap informasi hukum sesuai dengan kewenangan pengguna.