Perwakilan ITB dihadiri oleh Kepala Biro Administrasi Umum dan Informasi ITB, Usep Mulyana, S.Sos., MAP., Kepala Subbagian Tata Kelola Administrasi Puji Subakti, S.T., M.Kom., Kepala Bagian Hubungan Masyarakat dan Publikasi Diky Purnama, S.Si., M.Ds., Kepala Bidang Agraria dan Perancangan Naskah Hukum Riqi Syahroni, S.H., Sp-1. Sedangkan, perwakilan Kemenkomarves dihadiri oleh Analis Hukum Ahli Muda Kementerian Koordinator Bidang Kemaritiman dan Investasi Ryan Pasca Pratama, S.STP., M.AP. beserta dua staf.

Usep Mulyana menyampaikan apresiasi atas kunjungan dari Kemenkomarves yang ingin bertukar ilmu terkait JDIH. Tim JDIH ITB termasuk organisasi yang masih baru di ITB yang dibentuk sejak tahun 2020. Namun, lingkup kerja yang padat dan kompleks menjadikan JDIH ITB dapat menorehkan prestasi yang membanggakan bagi ITB.

Pada 3 November 2022, Tim JDIH ITB berhasil meraih penghargaan Gubernur Provinsi Jawa Barat sebagai anggota JDIH Perguruan Tinggi Terintegrasi dengan JDIHN di wilayah Provinsi Jawa Barat. Lalu, pada 7 November 2023 kembali mengharumkan nama ITB di kancah nasional dengan menjadi juara 1 dalam Kompetisi Legal Development Content Creator (LDCC) Awards tahun 2023 yang diselenggarakan oleh Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia (Kemenkumham RI). Selain itu, ITB juga mendapatkan penghargaan sebagai Anggota Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional (JDIHN) Terbaik II Tahun 2023 untuk tingkat perguruan tinggi.

Awal pembentukan JDIH ITB berasal dari kesadaran ITB dan komitmen Rektor ITB akan pentingnya pengarsipan dokumen yang baik. Melalui JDIH ITB, diharapkan digitalisasi dokumen dan informasi hukum ITB dapat dikelola dengan baik, sehingga tujuan pemberian informasi hukum dan arsip dokumen hukum dapat dicapai secara maksimal.

Puji Subakti mengungkapkan bahwa JDIH ITB dibentuk berlatar belakang 4 tantangan. Pertama, tata naskah dinas yang mewajibkan ITB mengelola 20 jenis naskah dinas dalam satu sistem. Kedua, arsip ITB yang dinamis, utuh, dan tetap terjaga keasliannya. Ketiga, KIP (Kategori Informasi Publik) dimana setiap informasi hukum wajib disediakan kepada publik. Keempat, Reformasi Birokrasi.

“Perjalanan JDIH ITB hingga sampai di titik ini tidak pernah lepas dari rintangan,” ungkap Puji.

Pembentukannya sendiri berawal di tahun 2020, yang kala itu masih belum menentukan arah serta tujuan organisasi. Kemudian, menemukan landasan berdasarkan 4 tantangan, yang menjadikan JDIH ITB mulai bergerak di tahun 2021 dengan mengumpulkan dokumen dan mencari ruang penyimpanan. Kemudian, di tahun 2022 mulai mengembangkan B-Office yang merupakan sistem terintegrasi untuk menjawab 4 tantangan tersebut.

Selain itu, di pertengahan tahun 2022 juga mulai dilakukan sosialisasi ke 53 unit kerja di ITB. Di Januari 2023, mulai dilakukan proses pengelolaan dokumen meliputi scanning dokumen dan proses input ke E-Office.

“Hingga saat ini sudah tersedia 16.000 dokumen yang terdapat di sistem kami,” tutur Puji.

Sementara itu, Analis Hukum Kemenkomarves Ryan Pasca Pratama menilai bahwa ITB merupakan sasaran yang tepat bagi Kemenkomarves belajar dan melakukan studi banding terkait JDIH.

Harapannya melalui kegiatan ini banyak hal dari ITB yang dapat diimplementasikan di Kemenkomarves. Tujuan spesifik kunjungan ini juga ingin mengetahui dokumen terakit karya ilmiah / institut jurnal yang dikelola ITB khususnya di bidang hukum untuk dapat dielaborasikan dengan Kemenkomarves. Ryan juga berharap kunjungan ini bukan yang terakhir kali, melainkan pembuka kerja sama ITB dan Kemenkomarves ke depannya.

Reporter: Pravito Septadenova Dwi Ananta (Teknik Geologi, 2019)