Ketua JDIH ITB yang juga Kepala Biro Administrasi Umum dan Informasi ITB, Usep Mulyana, S.Sos., MAP mengatakan, pertemuan tersebut menjadi wadah untuk berbagi pengalaman terkait pengelolaan dokumentasi dan informasi hukum di kedua institusi.

Beliau mengatakan, JDIH ITB dikelola oleh tiga unit, yakni Biro Administrasi Umum dan Informasi, Kantor Hukum, dan Biro Komunikasi dan Hubungan Masyarakat.

Adapun dokumen hukum yang dikelola JDIH ITB mulai dari tahun 1959, salah satunya dokumen pendirian ITB. Hal ini sejalan dengan pesan dari Rektor ITB, Prof. Reini Wirahadikusumah, Ph.D., agar dokumen hukum tidak boleh berceceran dan disimpan dalam satu tempat agar mudah dicari dan dikelola dengan baik.

Sejumlah prestasi telah diraih oleh JDIH ITB. Pada 3 November 2022, Tim JDIH ITB meraih penghargaan Gubernur Provinsi Jawa Barat sebagai anggota JDIH Perguruan Tinggi Terintegrasi dengan JDIHN di wilayah Provinsi Jawa Barat. Pada 7 November 2023, JDIH ITB menjadi juara 1 dalam Kompetisi Legal Development Content Creator (LDCC) Awards 2023 yang diselenggarakan oleh Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia (Kemenkumham RI). Selain itu, ITB juga mendapatkan penghargaan sebagai Anggota Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional (JDIHN) Terbaik II Tahun 2023 untuk tingkat perguruan tinggi. Terbaru, ITB ditetapkan sebagai Anggota JDIHN Terbaik 1 Kategori Perguruan Tinggi pada Pertemuan Nasional Pengelolaan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Tahun 2024, Kamis (22/8/2024).

Beliau mengatakan, awal pembentukan JDIH ITB berasal dari kesadaran ITB dan komitmen Rektor ITB akan pentingnya pengarsipan dokumen. Melalui JDIH ITB, diharapkan digitalisasi dokumen dan informasi hukum ITB dapat dikelola dengan baik sehingga tujuan pemberian informasi hukum dan arsip dokumen hukum dapat dicapai secara maksimal.

Sementara itu, Puji Subakti, S.T., M.Kom., tim dari System Administrators JDIH ITB mengungkapkan bahwa JDIH ITB dibentuk atas 4 tantangan. Pertama, tata naskah dinas yang mewajibkan ITB mengelola 20 jenis naskah dinas dalam satu sistem. Kedua, arsip ITB yang dinamis, utuh, dan tetap terjaga keasliannya. Ketiga, Kategori Informasi Publik (KIP) yang setiap informasi hukum wajib disediakan kepada publik. Keempat, Reformasi Birokrasi.

Pembentukan JDIH ITB dilakukan pada tahun 2020 dan mulai bergerak pada tahun 2021 dengan mengumpulkan dokumen dan mencari ruang penyimpanan. Setahun kemudian, pada tahun 2022, ITB mulai mengembangkan E-Office yang merupakan sistem terintegrasi untuk menjawab 4 tantangan tersebut.

Setelah itu, di pertengahan tahun 2022, mulai dilakukan sosialisasi kepada seluruh unit kerja di ITB. Pada Januari 2023, mulai dilakukan proses pengelolaan dokumen meliputi pemindaian dokumen dan proses input ke E-Office. Dengan adanya sistem ini, hasilnya bisa dinikmati banyak pihak dan lebih mudah diakses.

“Hingga saat ini sudah tersedia 20.000 dokumen yang terdapat di sistem kami,” ujarnya.

Selain itu, kedua pihak berdiskusi mengenai keamanan informasi, pengembangan sistem, proses pengelolaan, pola kerja, dan sebagainya.

Anggota JDIH Bapeten, Enrico Nathanael, mengatakan, berterima kasih atas kesediaan ITB menerima kunjungan dari JDIH Bapeten. Hal ini tidak lain untuk terus menjadi lebih baik dalam pengelolaan dokumentasi dan informasi hukum.