Kepala Bidang Agraria dan Perancangan Naskah Hukum dari Kantor Hukum ITB, Riqi Syahroni, S.H., Sp-1, menyambut kedatangan perwakilan Kemenparekraf ke ITB. Beliau mengapresiasi atas terselenggaranya acara studi banding terkait JDIH.

Beliau menyampaikan, pertemuan ini menjadi wadah untuk saling belajar dan bertukar pikiran terkait pengembangan masing-masing JDIH. Prestasi yang didapatkan oleh JDIH ITB semakin memacu tim untuk terus belajar dan memutakhirkan sistem supaya lebih baik lagi.

Sementara itu, Perancang Peraturan Ahli Muda dari Kemenparekraf RI, Anna Amelia, menyampaikan terima kasih atas sambutan ITB kepada Kemenparekraf di acara studi banding JDIH ITB. Saat ini, Kemenparekraf RI memiliki enam Politeknik Paristiwa (Poltekpar) yang sekaligus menjadi anggota Kemenparekraf RI. Tidak menutup kemungkinan salah satu Poltekpar akan menjadi anggota JDIH Nasional. Oleh karena itu, Kemenparekraf melalui perwakilannya ingin belajar mengelola dokumen hukum di lingkungan akademis untuk dapat diterapkan di Kemenparekraf RI dan Poltekpar.

Adapun Kepala Subbagian Tata Kelola Administrasi Puji Subakti, S.T., M.Kom., mengungkapkan bahwa JDIH ITB dibentuk karena empat tantangan. Pertama, tata naskah dinas yang mewajibkan ITB mengelola 20 jenis naskah dinas dalam satu sistem yang dinamakan E-Office. Kedua, arsip ITB yang dinamis, utuh, dan tetap terjaga keasliannya. Ketiga, Kategori Informasi Publik (KIP) yang setiap informasi hukum wajib disediakan kepada publik. Keempat, reformasi birokrasi.

“Perjalanan JDIH ITB hingga sampai di titik ini tidak pernah lepas dari rintangan, namun tim selalu berusaha untuk memberikan yang terbaik,” ujar beliau.

JDIH dibentuk pada tahun 2020. Setelah menemukan landasan berdasarkan empat tantangan, JDIH ITB mulai bergerak di tahun 2021 dengan mengumpulkan dokumen dan mencari ruang penyimpanan. Pada tahun 2022, JDIH ITB mulai mengembangkan E-Office yang merupakan sistem terintegrasi untuk menjawab empat tantangan tersebut.

Selain itu, di pertengahan tahun 2022, mulai dilakukan sosialisasi kepada 53 unit kerja di ITB. Pada Januari 2023, mulai dilakukan proses pengelolaan dokumen meliputi pemindaian dokumen dan proses input ke E-Office.

“Hingga saat ini sudah tersedia 17.000 dokumen yang terdapat di sistem kami,” tuturnya.

Beliau mengungkapkan, di tahun 2024, JDIH ITB akan menetapkan batas dokumen yang terdapat dalam sistem supaya lebih terstruktur. Selain itu, sejumlah pengembangan minor di sistem sedang diupayakan supaya penggunaan lebih optimal.

Reporter: Pravito Septadenova Dwi Ananta (Teknik Geologi, 2019)