PRISM dikembangkan untuk menjawab persoalan pencatatan pesanan dan stok yang sebelumnya belum terintegrasi. Setelah implementasi, berdasarkan data yang dihimpun tim, seluruh transaksi dapat tercatat secara detail, persentase pesanan yang dibayar meningkat dari 95% menjadi 100%, serta kebocoran pendapatan akibat pesanan yang tidak dibayar atau tidak diambil turun dari sekitar Rp100.000 menjadi Rp0 per hari dalam periode pengukuran.

Program pemberdayaan tersebut dimulai pada Februari 2026, dilanjutkan dengan pengembangan PRISM pada April 2026. Platform berbasis website ini selesai dikembangkan pada Juli 2026 dan mulai diimplementasikan pada bulan yang sama. Hingga Oktober 2026, PRISM masih digunakan dalam operasional Niki Digital Printing dan diharapkan dapat terus dimanfaatkan untuk mendukung pengelolaan usaha ke depan.

Inovasi tersebut menunjukkan potensi digitalisasi sederhana dan terjangkau dalam membantu UMKM meningkatkan efisiensi operasional. Selain memberikan manfaat langsung bagi Niki Digital Printing, konsep PRISM dirancang agar dapat dikembangkan dan direplikasi pada usaha lain yang menghadapi persoalan serupa.

Berawal dari Masalah Operasional UMKM

Sebelum menentukan solusi, tim ITB INNOVATIVE melakukan observasi serta berdiskusi langsung dengan pemilik dan karyawan Niki Digital Printing di Kecamatan Sukasari, Bandung. Dari proses tersebut, tim menemukan dua persoalan utama, yakni belum adanya sistem pencatatan dan pengingat pesanan yang terintegrasi serta belum tersedianya pencatatan stok secara real-time.

Permasalahan tersebut berdampak langsung terhadap operasional usaha. Pesanan yang telah selesai terkadang belum dibayarkan atau diambil pelanggan, sementara ketersediaan stok baru diketahui ketika pelanggan datang. Kondisi tersebut menimbulkan risiko kehilangan pendapatan dan menghambat efisiensi pelayanan.

Temuan itu menjadi titik awal bagi tim untuk tidak hanya mencari solusi atas gejala permasalahan, tetapi juga memahami akar persoalan yang dihadapi UMKM. Bagi tim ITB INNOVATIVE, proses identifikasi menjadi bagian penting dalam merancang inovasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.

PRISM, dari Pencatatan Manual ke Sistem Terintegrasi

Menjawab kebutuhan tersebut, tim mulai mengembangkan PRISM pada April 2026, sekitar dua bulan setelah program pemberdayaan dimulai. Platform digital ini mengintegrasikan proses pemesanan, pencatatan transaksi, pembayaran, hingga pengelolaan inventori. Sistem tersebut dirancang untuk mengubah proses yang sebelumnya dilakukan secara manual menjadi lebih terstruktur dan terintegrasi.

PRISM menyediakan sistem pemesanan digital melalui laman nikiprinting.com/order serta dilengkapi fitur real-time inventory intelligence dan business performance command center. Melalui sistem tersebut, pelanggan dapat melakukan pemesanan secara digital, sementara Niki Digital Printing dapat memperoleh pencatatan transaksi dan kondisi inventori yang lebih terstruktur.

Setelah melalui proses pengembangan selama sekitar tiga bulan, website PRISM selesai pada Juli 2026 dan langsung diimplementasikan dalam kegiatan operasional Niki Digital Printing. Sejak saat itu, sistem terus digunakan untuk mendukung pengelolaan pesanan, pembayaran, dan stok.

Pengembangan PRISM tidak berhenti pada pembuatan platform. Tim menjalankan implementasi secara bertahap melalui penyusunan panduan penggunaan, sosialisasi dan pelatihan, trial and iteration, monitoring dan pendampingan, hingga pengumpulan data untuk mengevaluasi hasil implementasi.

Pendekatan tersebut membuat solusi yang dikembangkan tidak hanya berorientasi pada teknologi, tetapi juga mempertimbangkan kemampuan pengguna dalam mengoperasikan sistem. Berdasarkan evaluasi tim, PRISM dapat digunakan tanpa membutuhkan keahlian teknis khusus ataupun tambahan tenaga kerja. Biaya operasional teknologinya pun relatif rendah, dengan biaya virtual private server (VPS) sekitar Rp88.000 per bulan.

Dampak Digitalisasi bagi Operasional UMKM

Implementasi PRISM sejak Juli 2026 menunjukkan perubahan dalam proses pencatatan dan pengelolaan transaksi Niki Digital Printing. Berdasarkan data yang dikumpulkan tim, setelah sistem diterapkan, 100% transaksi dapat tercatat secara detail, mulai dari barang yang keluar hingga total pesanan. Pada saat yang sama, persentase pesanan yang dibayar meningkat dari 95% menjadi 100%.

Data yang dihimpun tim juga menunjukkan peningkatan pendapatan kotor harian yang tercatat, dari sekitar Rp2 juta menjadi Rp4,1 juta. Sementara itu, kebocoran pendapatan akibat pesanan yang tidak dibayar atau tidak diambil turun dari sekitar Rp100.000 menjadi Rp0 per hari dalam pengukuran setelah implementasi.

Meski demikian, tim menyadari bahwa peningkatan pendapatan tidak dapat secara otomatis dianggap sepenuhnya berasal dari penggunaan PRISM. Perubahan tersebut dapat dipengaruhi faktor lain, seperti kapasitas produksi, jam operasional, strategi harga, maupun word of mouth. Oleh karena itu, tim menyusun analisis sensitivitas dengan sejumlah skenario atribusi untuk melihat dampak PRISM secara lebih konservatif.

Dari sisi keberlanjutan, analisis tim menunjukkan bahwa kebutuhan investasi teknologi relatif kecil dibandingkan dengan potensi manfaat yang diperoleh. Dalam skenario konservatif yang mengatribusikan 40% kenaikan pendapatan kotor kepada sistem, berdasarkan perhitungan tim, PRISM tetap menghasilkan net present value (NPV) positif dengan estimasi periode pengembalian investasi kurang dari satu hari kerja.

Kolaborasi 10 Mahasiswa Lintas Fakultas

Pengembangan PRISM melibatkan 10 mahasiswa ITB dari empat fakultas dan sekolah, yakni Sekolah Teknik Elektro dan Informatika (STEI), Fakultas Teknologi Industri (FTI), Sekolah Bisnis dan Manajemen (SBM), serta Fakultas Teknik Pertambangan dan Perminyakan (FTTM).

Tim ITB INNOVATIVE diketuai oleh Hakam Avicena Mustain (STEI), dengan anggota Evan Nathanael Tanuri (STEI), Laura Agnes BR Panjaitan (FTI), Giancarla Verlyn Ferdinan (SBM), Muhammad Akmal (STEI), Gracia Amalia Kholim (FTI), Muhammad Athar Fadel Ramdani (FTI), Rava Khoman Tuah Saragih (STEI), Kornelius Candra Hutabarat (FTTM), dan Tiffany Viriya Chu (STEI).

Kolaborasi lintas disiplin tersebut memungkinkan mahasiswa menggabungkan berbagai perspektif dalam mengidentifikasi permasalahan, mengembangkan teknologi, serta merancang solusi yang sesuai dengan kebutuhan operasional dan bisnis UMKM.

Bagi tim, perbedaan latar belakang keilmuan menjadi salah satu kekuatan dalam proses pengembangan PRISM. Selain menghadirkan tantangan dalam menyatukan perspektif, kerja sama tersebut memberikan pengalaman dalam menerapkan pengetahuan yang diperoleh selama perkuliahan untuk menyelesaikan persoalan nyata di masyarakat.

Berpotensi Dikembangkan untuk UMKM Lain

Bagi mahasiswa ITB INNOVATIVE, pengalaman tersebut memberikan pembelajaran bahwa inovasi tidak selalu harus dimulai dari teknologi yang kompleks. Inovasi dapat berangkat dari kemampuan memahami kebutuhan pengguna secara langsung, kemudian merancang solusi yang sesuai dengan kondisi dan persoalan yang mereka hadapi.

“PRISM punya potensi yang sangat besar untuk membantu UMKM bertumbuh,” menjadi salah satu refleksi tim dalam menjalankan proyek tersebut. Bagi mereka, program pemberdayaan tidak seharusnya berhenti sebagai kewajiban program, tetapi dapat menjadi kesempatan untuk menciptakan solusi yang tetap memberikan manfaat bagi UMKM setelah kegiatan berakhir.

Keberlanjutan penggunaan PRISM menjadi salah satu perhatian tim. Sejak mulai diimplementasikan pada Juli 2026, sistem tersebut terus dimanfaatkan dalam operasional Niki Digital Printing dan diharapkan dapat digunakan secara berkelanjutan, termasuk setelah rangkaian program pemberdayaan selesai.

Ke depan, konsep PRISM dirancang untuk dapat dikembangkan secara bertahap, dari penerapan pada satu toko menuju dua hingga tiga gerai, kemudian menjadi platform yang mampu mengelola banyak gerai (multi-store platform). Pengembangan tersebut membuka peluang bagi PRISM untuk direplikasi pada usaha percetakan lain yang menghadapi persoalan operasional serupa.

Melalui program Beasiswa Bakti BCA, pengalaman ITB INNOVATIVE menunjukkan peran mahasiswa dalam pemberdayaan masyarakat melalui penerapan pengetahuan dan teknologi untuk menjawab kebutuhan nyata. PRISM menjadi salah satu upaya mahasiswa ITB menghadirkan solusi digital yang sederhana, terukur, terjangkau, dan berpotensi dikembangkan untuk mendukung penguatan UMKM.