Hadir sebagai pembicara pada bimtek ini adalah Annie Londa, S.H., M.H., staf ahli Komisi Informasi Pusat (KIP). Acara tersebut dibuka dan dihadiri oleh Rektor ITB Prof. Reini Wirahadikusumah, Ph.D., dan dipimpin oleh Sekretaris Institut Prof. Dr.-Ing. Ir. Widjaja Martokusumo.

Pada sambutannya, Prof. Widjaja mengatakan, Saat ini, ITB sedang gencar membenahi dan mengembangkan sistem pengelolaan informasi dan dokumentasi. Salah satunya yaitu pengembangan website PPID yang merupakan etalase utama PPID dalam hal pengumuman, pelayanan, dan penyediaan informasi publik. Selain itu, ITB pun memiliki kanal informasi publik lain yaitu, media sosial, kantor (Informasi Center yang berada di Kampus ITB Jalan Ganesa), email dan Whatsapp. Dan yang tak kalah penting adalah pemutakhiran DIP dan DIK yang disesuaikan dengan yang dipersyaratkan oleh Komisi Informasi Pusat.

Prof. Widjaja melanjutkan, "Dalam hal inovasi kita sedang mengembangkan mobile apps, semoga tidak begitu lama dapat segera diluncurkann untuk lebih memudahkan masyarakat dalam mengakses informasi dan dokumentasi mengenai ITB", imbuhnya.

Mengenal PPID

Annie Londa mengatakan, pada zaman sekarang keterbukaan informasi dituntut oleh dunia internasional terutama dalam pengusutan kasus-kasus pelanggaran yang melibatkan keterbukaan informasi. Di Indonesia, keterbukaan informasi ini dimulai pada era Presiden SBY dengan pembentukan Komisi Informasi Pusat Republik Indonesia dan seluruh lembaga dituntut melakukan transparansi dan keterbukaan informasi.

Hak warganegara mengenai informasi publik dijamin pada UU 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Tuntutan keterbukaan informasi dituntut hingga tingkat perguruan tinggi untuk penanganan kasus tertentu (yang paling erat mengenai kemahasiswaan dan proses perkuliahan). Di ITB, keterbukaan informasi dijamin pada Surat Keputusan Rektor No. 244/IT1.A/SK-KP/2020; PERKI no.1. Thn 2010; UU 14 Th 2008; dan PP No. 61 Th 2010.

"Tugas PPID bertanggungjawab di bidang Penyimpanan, Pendokumentasian, Penyediaan dan/atau Pelayanan Informasi di Badan Publik, termasuk membaharuan data (update) dan informasi secara berkala," ujarnya.

Definisi Informasi Publik

Annie menjelaskan, informasi publik dapat didefinisikan sebagai informasi mengenai penyelenggaraan badan publik. Informasi tersebut meliputi informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim atau diterima oleh suatu badan publik.

Menurutnya, informasi publik terbagi menjadi DIP (Daftar Informasi Publik) dan DIK (Daftar Informasi yang Dikecualikan). DIP sendiri terbagi menjadi informasi yang diumumkan secara berkala, serta merta, dan tersedia setiap saat. Sedangkan DIK menyangkut rahasia pribadi, negara maupun bisnis.

Sementara itu, terkait cakupan DIP adalah informasi profil, kedudukan, tujuan badan publik, keuangan, serta merta (insidentil). Serta merta tidak wajib dipajang di website. Cakupan DIK meliputi rahasia negara, pribadi, bisnis yang dipertimbangkan baik buruknya apabila dipublikasikan ke masyarakat. PPID dapat mengaburkan informasi yang dianggap tidak perlu.
"Keterbukaan informasi DIP dan DIK harus memenuhi Prinsip Fundamental MALE (Maximum Access Limited Exemption) yang secara fungsional didefinisikan yaitu keterbukaan informasi seluas-luasnya dengan pengecualian yang ketat dan terbatas," ujarnya.

Ia menambahkan, format DIK melingkupi nama informasi; dasar hukum pengecualian informasi; konsekuensi (pertimbangan jika informasi tersebut dipublikasikan atau disimpan); serta jangka waktu. Format ini harus diikuti oleh PPID setiap badan publik di Indonesia.

Di akhir paparan, ia menjelaskan bahwa UU KIP mewajibkan badan publik menyajikan informasi publik yang akurat, benar dan tidak menyesatkan. UU KIP juga mengatur penolakan dengan alasan, materi informasi yang ditolak, pengaburan, serta biaya (jika ada). Terdapat 7 SOP Layanan Informasi Publik yaitu permohonan informasi, keberatan, penanganan sengketa informasi, penetapan dan pemutakhiran DIP, pengujian konsekuensi, pendokumentasian informasi publik, serta pendokumentasian informasi yang dikecualikan.