Institut Teknologi Bandung

Tak hanya itu, ITB juga mendapatkan penghargaan sebagai Anggota Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional (JDIHN) Terbaik II Tahun 2023 untuk tingkat perguruan tinggi.

Sebelumnya pada 3 November 2022, tim JDIH ITB berhasil meraih penghargaan dari Pemerintah Provinsi Jawa Barat sebagai anggota JDIH Perguruan Tinggi Terintegrasi dengan JDIHN di wilayah Jabar. Dengan penghargaan tersebut, ini berarti JDIH ITB merupakan anggota JDIHN pertama kategori perguruan tinggi yang berhasil melakukan integrasi di Jabar.

JDIH ITB yang beralamat di https://jdih.itb.ac.id merupakan wadah pendayagunaan bersama atas dokumen hukum secara tertib, terpadu, dan berkesinambungan. Sekaligus sebuah sarana pemberian pelayanan informasi hukum secara lengkap, akurat, mudah, dan tepat, sesuai dengan Peraturan Presiden Nomor 33 Tahun 2012 tentang Jaringan Dokumentasi Dan Informasi Hukum Nasional.

Ketua JDIH ITB sekaligus Kepala Biro Administrasi Umum dan Informasi ITB, Usep Mulyana, S.Sos., MAP., mengatakan awal pembentukan JDIH ITB berasal dari komitmen akan pentingnya sebuah sistem pengarsipan dokumen yang baik.

"Berawal dari komitmen untuk mencari dokumen hukum dengan lebih mudah dan efisien. Dulu itu misalnya untuk mencari surat keputusan harus search dari Google tapi ternyata dapatnya entah di mana. Jadi malah ibaratnya berceceran," ujarnya pada Jumat (18/12/2023).

Selain itu, beliau pun mempunyai kekhawatiran apabila berbagai dokumen penting tersebar dan disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
Dengan adanya JDIH ini, pengelolaan dokumen serta informasi hukum di lingkungan ITB menjadi lebih terintegrasi. Selain itu, dengan hadirnya JDIH, maka ketersediaan dokumen hukum yang lengkap dapat lebih terjamin serta mudah diakses.

Usep mengatakan sudah ada puluhan ribu dokumen yang telah berhasil dikelola oleh JDIH ITB. Beberapa dari sekian banyak dokumen penting tersebut bahkan berasal dari tahun 1959.

"Sebenarnya sudah ada 16.000 lebih dokumen yang sudah ada di sistem kami. Bahkan ada dokumen yang berasal dari tahun 1959, ke depannya akan dilengkapi juga dokumen hukum langka sebelum indonesia merdeka" ucapnya.

Inisiasi JDIH ITB sendiri berawal di tahun 2020 dengan dibangunnya e-Office. Latar belakang pembentukannya karena terdapat 4 tantangan, yakni tata naskah dinas yang mewajibkan ITB mengelola 20 jenis naskah dinas dalam satu naskah, arsip ITB yang dinamis, utuh, dan tetap terjaga keasliannya.

Kemudian mengenai KIP (Komisi Informasi Publik), di mana setiap informasi hukum wajib disediakan kepada publik, termasuk upaya dalam mewujudkan Reformasi Birokrasi dan Zona Integritas.

Berlanjut ke tahun 2021, di mana tim JDIH ITB mulai mengumpulkan dokumen serta mencari ruang penyimpanannya. Lalu di tahun 2022, dikembangkanlah JDIH yang merupakan sistem terintegrasi dengan e-Office guna menjawab tantangan tersebut.

Setelah itu, pada pertengahan tahun 2022, dilakukan pula integrasi sehingga JDIH ITB resmi masuk sebagai anggota JDIHN sesuai dengan SK Menkumham nomor M.HH-4.HN.03.08 thn 2022. Kemudian pada awal 2023, mulailah dilaksanakan proses pengelolaan dokumen, mulai dari scanning dokumen hingga proses input ke e-Office dan sosialisasi kepada unit kerja di ITB mengenai pengelolaan JDIH ini.

Tim JDIH ITB termasuk organisasi yang masih baru di ITB, namun sudah banyak yang mengapreasi dengan positif kehadiran JDIH ITB. Salah satunya contohnya adalah kunjungan dari Kementerian Koordinator Bidang Kemaritiman dan Investasi (Kemenkomarves) pada awal Desember lalu serta studi banding dari beberapa instansi lain ke JDIH ITB. Agenda kunjungan tersebut tujuannya untuk berdiskusi dan bertukar ilmu terkait pencapaian dari JDIH ITB.

"Bisa dibilang ITB itu seperti kuda hitam, karena kita perguruan tinggi yang baru lahir dan tidak memiliki Fakultas Hukum, namun tiba-tiba mendapatkan banyak apresiasi dan penghargaan," ungkapnya.

Meskipun begitu, tim JDIH ITB pun terus akan melakukan inovasi untuk menguatkan eksistensi serta peran fungsi dokumentasi hukum ITB secara kelembagaan. Sekaligus menjadi contoh atau model yang baik dalam upaya membangun jaringan hukum yang lebih berintegritas di lingkungan perguruan tinggi.

"Perjalanan ini tidak singkat, tidak hanya sebulan dua bulan saja. Namun kami yakin dan memiliki semangat, dengan tujuan pemberian informasi hukum serta pengelolaan arsip dokumen ini dapat dilakukan secara maksimal," tandasnya.