Prof. Widjaja Martokusumo: Kehadiran E-Office Wujudkan Paperless Society

Oleh Adi Permana

Editor Vera Citra Utami

Sabtu, 4 - September - 2021, 09:50:13 - ( update : 18-10-2021 )

BANDUNG, itb.ac.id-Perubahan akibat pandemi Covid-19 mendorong adaptasi kebiasaan baru, salah satunya dengan dibuatnya E-Office ITB. Menurut Sekretaris Institut, Prof. Dr-Ing. Ir. Widjaja Martokusumo, kehadiran E-Office menciptakan budaya paperless society.

Hal tersebut ia sampaikan dalam acara Temu Awal Semester I 2021/2022 di Observatorium Bosscha ITB, Kamis (2/9/2021). Selain soal E-Office, Prof. Widjaja juga menjelaskan beberapa tugas yang dipegang oleh Sekretaris Institut untuk menghadapi sepanjang semester yang masih dalam keadaan New Normal.

Ada beberapa inovasi dan perubahan yang telah dikembangkan di Administrasi Umum dan Informasi yaitu di antaranya melakukan integrasi sistem dan bertanggung jawab dalam pengolahan informasi publik, seperti pengembangan berbagai situs ITB yang berhubungan dengan kegiatan perkuliahan. Selain itu, situs PPID (Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi) tahun 2021 juga telah diperbarui dan dilengkapi.

Peningkatan kinerja juga dilakukan dengan mengadakan perbaikan SOP penyediaan informasi publik, menyusun rancangan kebijakan layanan terpadu, mempersiapkan dokumen pengembangan sisten informasi layanan terpadu.

Selain itu, pengembangan JDIH ITB juga dilakukan guna mempermudah akses dan arsip dokumen. JDIH ITB adalah arsip digital dokumen hukum ITB yang dikembangkan agar dapat terintegrasi dengan E-Office ITB yang dapat diakses pegawai dan pejabat ITB sesuai dengan tingkat kewenangannya.

Selain bidang Administrasi Umum dan Informasi, Sekretaris Institut perlu melakukan perkembangan di bidang Humas dan Protokoler. Bidang ini juga mengalami perubahan yang diakibatkan oleh adanya pandemi. Penyampaian berita dan percetakan buku menjadi fokus dari kantor humas. Kegiatan-kegiatan resmi ITB tetap dilaksanakan dengan penyesuain new normal, yaitu dilaksankan secara online. Hal ini juga bisa terlaksana dengan baik karena berkerja sama dengan beberapa unit seperti Ditmawa. Hal tersebut berlaku juga untuk bidang kealumnian. Saat ini, kantor kealumnian melakukan pemutakhiran data alumni sekitar 139.000 Alumni, 30 IA pusat dan Pengda dan 7 komunitas alumni. Salah satu kegiatan alumni yang tetap berlangsung secara daring yaitu Saturday lesson (ITB Career Centre) dan Gemilang (IA ftmd itb).

Reporter: Tarisa Putri (Teknik Kimia 2019)