Badan Pengurus “Dewata”, Himpunan Mahasiswa Teknik Pangan ITB (HMPG ITB) menyelenggarakan seminar dengan tajuk “Training Center Vol.1 : Mengatur Ketidakteraturan” pada Sabtu (15/4/2022) yang membahas tentang manajemen proyek dan problem solving pada dunia industri. HMPG ITB menghadirkan Account Manager of Petrolog Indah, Ir. Adri Kristian, S.T., M.T., yang juga merupakan alumni Teknik Kimia ITB dan anggota Ikatan Alumni Teknik Kimia ITB (IA-TK ITB) sebagai narasumber.

“Proyek merupakan kegiatan yang bersifat spesifik, dinamis, bertahap, tidak rutin, dan memiliki sejumlah batasan," jelas Adri.

Lebih lanjut lagi, manajemen proyek merupakan penggunaan ilmu, keahlian, dan sumber daya terhadap kegiatan proyek sehingga tujuan proyek terpenuhi. “Secara garis besar, manajemen proyek lebih krusial daripada eksekusi proyek,” ujar Adri.

Berbagai contoh proyek yang dapat ditemukan pada kehidupan sehari-hari diantaranya adalah perbaikan mesin dan penyelenggaraan acara pernikahan. Sementara itu, contoh proyek yang berkaitan dengan skala industri di antaranya adalah EPCC (Engineering, Procurement, Construction and Commissioning) seperti pembangunan pembangkit listrik yang membutuhkan banyak insinyur dari berbagai disiplin ilmu dan sumber daya yang besar.

Terdapat berbagai tahapan yang harus dipahami dan dituntaskan saat seorang manajer proyek merencanakan sebuah proyek. Tahap pertama adalah define project yang berfungsi untuk menentukan target, batasan, dan strategi untuk mencapai target dengan batasan pada proyek yang akan dilaksanakan. Tahap ini memerlukan diskusi yang baik dari stakeholder project dan juga project team. Setelah mendefinisikan gagasan utama dari proyek tersebut, tugas selanjutnya yang harus dilakukan adalah generate tasks atau menyusun tugas setiap pihak yang terlibat dalam proyek tersebut. “Proyek harus di breakdown menjadi bagian-bagian kecil yang disebut aktivitas,” ungkap Adri.

Kemudian, terdapat tahap determine roles and responsibilities untuk menentukan personel apa saja yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas yang telah direncanakan. Salah satu metode untuk melakukan tahap ini adalah responsibility matrix yang memuat daftar kebutuhan kemampuan untuk tiap aktivitas serta peran dan tanggung jawab masing-masing anggota proyek. Pembagian peran dapat didefinisikan dengan jelas menggunakan RACI Chart (Responsible, Accountable, Consulted, Informed). Setelah menentukan peran setiap anggota, dilakukanlah tahap define task interdependencies untuk mendefinisikan hubungan antar aktivitas.

Tahap ini berfungsi untuk menentukan alur dan tahapan kerja dalam proyek. Melalui tahap ini, proyek dapat berjalan dengan lebih sistematis dan efisien karena manajer proyek dapat mengetahui aktivitas apa saja yang hanya dapat berjalan sendirian dan aktivitas yang dapat dilakukan secara bersamaan dengan aktivitas lain.

Setelah menentukan alur dan tahapan kerja, manajer proyek juga harus melakukan critical path analysis atau analisis lintasan kritis untuk membantu fokus sumberdaya proyek yang terbatas agar dapat mencapai target. Melalui penciptaan lintasan kritis, manajer proyek dapat membuat penjadwalan kerja proyek dengan lebih presisi. Gantt chart menjadi salah satu metode yang dapat membantu proses penjadwalan karena gantt chart dapat menunjukan durasi masing-masing aktivitas, hubungan antar aktivitas, dan lintasan kritis.

Usai menentukan penjadwalan, perlu dilakukan penyesuaian jadwal dengan sumber daya yang diperlukan. Metode penyesuaian ini disebut resource levelling. Beberapa panduan dalam merangkai resource levelling diantaranya adalah aktivitas non-kritis boleh ditunda selama tidak menyebabkan aktivitas tersebut menjadi kritis, gunakan sumber daya lain yang bebannya sedang kosong, menambah sumber daya, dan negosiasi dengan stakeholder untuk pengunduran tenggat waktu. Setelah mendata sumber daya, proses manajemen proyek dilanjutkan dengan tahap penciptaan rencana anggaran biaya. Dalam menciptakan rencana anggaran biaya, manajer proyek harus menghimpun informasi terkait harga sumber daya kepada sumbernya secara langsung.

Seusai merencanakan dan merangkai berbagai sisi dari sebuah proyek, seorang manajemen proyek juga harus menciptakan rencana manajemen resiko. Penciptaan risk management plan sangat penting karena terdapat potensi kemunculan resiko pada proyek. “Manajemen resiko dibutuhkan agar tim proyek siap dengan segala skenario yang mungkin mempengaruhi biaya, mutu, dan waktu,” tegas Adri. Terakhir, dilakukanlah pemantauan proyek atau project monitoring dengan bekal dokumen perencanaan yang telah dibuat melalui tahap-tahap sebelumnya.

Pada acara ini, narasumber juga memberikan studi kasus berupa perencanaan jadwal proyek dari sebuah industri dengan batasan dan tenggat waktu yang diberikan untuk disusun oleh para peserta. Melalui studi kasus ini, peserta belajar untuk memecahkan masalah dalam sebuah proyek yang memiliki banyak batasan serta mempresentasikannya.

"Kunci dari proyek manajemen adalah perencanaan, komunikasi, dan ketangkasan. Kegagalan dalam merencanakan sama saja dengan merencanakan kegagalan. Keahlian seorang project manager juga diuji dengan seberapa cepat tanggapnya atas perubahan-perubahan yang terjadi,” pungkas Adri.

Reporter: Yoel Enrico Meiliano (Teknik Pangan, 2020)