”Tim JDIH ITB telah berupaya untuk mengumpulkan dokumen hukum sejak tahun 1959. Hingga saat ini, kurang lebih 20.132 dokumen berhasil kami arsipkan, jumlah ini tentu masih akan bertambah. Kami juga menghimpun beberapa informasi hukum, seperti peraturan perundang-undangan, yang masih relevan dengan ITB,” ujar Usep Mulyana, S.Sos., MAP, ketua JDIH ITB.

Serangkaian proteksi diterapkan karena keamanan sistem dan dokumen digital maupun fisik menjadi prioritas utama. Setiap dokumen diklasifikasikan dengan akses terbatas agar tidak disalahgunakan oleh orang yang tidak berhak. Setiap pengguna yang mengunduh dokumen, akan dicatat namanya dalam sistem dan otomatis tertera pada dokumen yang diunduh sebagai bentuk pengamanan.

Untuk memperkuat keamanan, JDIH ITB menggandeng Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) dalam pelaksanaan Information Technology Security Assessment (ITSA). BSSN melakukan pengujian menggunakan metode grey-box untuk memastikan aplikasi JDIH terlindungi dari potensi ancaman siber. JDIH ITB berusaha mematuhi dan melaksanakan rekomendasi yang diberikan BSSN agar sistem yang dikelola lebih baik dan tangguh.

Ketua JDIH ITB yang juga Kepala Biro Administrasi Umum dan Informasi ITB, Usep Mulyana, S.Sos., MAP., saat ditemui di kantornya (06/12/2024) (Dok. Istimewa)

Sejak dirintis tahun 2022, JDIH ITB telah mencatatkan banyak prestasi dan menjadi rujukan berbagai lainnya. JDIH ITB terpilih menjadi juara 1 dalam ajang Legal Development Content Creator (LDCC) Awards tahun 2023 yang diselenggarakan oleh Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (Kemenkumham RI). Selain itu, ITB juga memboyong penghargaan sebagai Anggota Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional Terbaik II Tahun 2023 untuk tingkat perguruan tinggi. Di tahun 2024, tim ini menyabet juara pertama pada Lomba Inovasi Unit Kerja tingkat ITB dan menjadi pengelola JDIH terbaik pertama se-Indonesia. Akselerasi prestasi ini tentunya diraih berkat kerja keras dan tekad para pengelolanya.

”ITB adalah perguruan tinggi teknik yang tidak memiliki fakultas hukum, akan tetapi kita bisa menjadi Juara 1 dalam ajang JDIHN Award 2024. Sebuah prestasi membanggakan yang tentunya memantik semangat kami untuk mengoptimalkan pengelolaan dokumen hukum di tengah berbagai keterbatasan sumber daya manusia dan anggaran,” Usep menegaskan.

Namun, JDIH ITB tidak ingin berpuas diri dan masih ingin meningkatkan banyak hal. Langkah-langkah untuk meningkatkan keamanan informasi dan pengembangan sistem terus ditempuh. Mereka juga kerap melakukan studi banding dan pembinaan regional dengan JDIH provinsi maupun kota untuk belajar. ”Kami ingin membuat tampilan aplikasi JDIH yang lebih humanis dan tidak kaku, menyediakan audio text bagi pengguna tunanetra, dan meningkatkan koneksi dengan sistem lainnya yang ada di ITB. Mungkin ke depannya juga akan menambah jenis dokumen baru, seperti perjanjian kerja sama. Dari sisi kemudahan, kami akan menambahkan fitur AI atau kecerdasan buatan yang ditargetkan bisa rilis Januari mendatang,” beber Puji Subakti, S.T., M.Kom., pengelola dari System Administrators JDIH ITB.

Reporter: Maharani Rachmawati Purnomo (Oseanografi, 2020)